Cómo comenzar una carta formal

A la mayoría de nosotros nos ha pasado que no hemos sabido cómo comenzar una carta formal. En el mundo digital de hoy en día, el cual aún no ha podido derrotar tanta burocracia, frecuentemente tienes que dirigir o responder cartas formales a funcionarios y autoridades, establecer contactos profesionales mediante ellas o enviarlas a gerentes de contratación. Saber redactar una carta formal es una habilidad de comunicación escrita que no puedes descuidar.

Sin embargo, antes de todo, si necesitas escribir una carta formal, es importante que la formatees correctamente y consideres quién es el destinatario. También es fundamental que sepas cuándo debes usar este tipo de formalidad, ya que tu carta puede moldear la percepción que el destinatario tiene de ti y afectarte de manera positiva o negativa. Escribir una carta formal adecuada asegura que tus palabras sean profesionales, comprensibles y bien recibidas por el destinatario. En este artículo, conocerás cuándo debes utilizar un formato de carta formal, los diferentes tipos de carta formal, la estructura de la misma y una plantilla para comenzar a escribir tu primera correspondencia formal.

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Qué es una carta formal y cuándo debes usar este formato

La carta formal se utiliza para comunicaciones formales, y siguen un formato preciso y profesional. Este tipo de correspondencia siempre se encabeza con una dirección, la cual incluye la información de contacto del remitente y del destinatario, así como la fecha y un saludo. Este formato debes usarlo en los siguientes casos:

• Si planeas enviar una correspondencia comercial: para esto es mejor utilizar un formato de carta formal para guiar tu redacción, pues garantiza un tono profesional y sienta un precedente a fin de establecer una relación profesional desde el principio.

• Si solicitas un trabajo: debes redactar una carta formal sofisticada y usar un lenguaje apropiado.

• Si aún no estás seguro de si se trata de una carta formal es apropiada: considera a tu destinatario y cómo interactuarías con él en persona. Esto puede ayudarte a determinar si debes usar un formato de carta formal o algo más informal.

• Si te diriges a una autoridad: debes utilizar este tipo de formato. Saber cómo enviar una carta formal es muy importante para las comunicaciones oficiales.

La correspondencia con formato de carta formal, por lo general, se usa en los siguientes casos:

• Solicitudes de empleo y cartas de presentación.

• Cartas de agradecimiento.

• Ofertas de trabajo.

• Cartas de referencia.

• Referencias de desempeño laboral o académico.

• Cartas de renuncia.

• Contratos u otras cartas que sean legalmente vinculantes.

• Cartas de registro a las autoridades.

Una carta que comienza con una dirección formal debidamente formateada muestra al destinatario que su contenido es importante y consecuente. La mayoría de las cartas formales sirven como registros de conversaciones, solicitudes o acuerdos importantes.

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Qué debes incluir en la dirección de una carta formal

Cuando envíes cartas formales, incluye siempre la siguiente información, en este orden:

• Tu información de contacto: nombre completo, nombre de la empresa, cargo, dirección, número de teléfono y correo electrónico.

• La fecha cuando escribiste la carta.

• La información de contacto del destinatario: el nombre completo, nombre de la empresa, cargo, dirección, número de teléfono y correo electrónico.

• Un saludo: como "Estimado", seguido por el nombre del destinatario y dos puntos.

Normas de estilo de una carta formal

A continuación, detallamos los pasos clave a seguir para que puedas comenzar una carta formal bien estructurada y con estilo profesional:

1. Alineación y márgenes

Coloca tu dirección de carta formal en la esquina superior izquierda de la página y mantén todo el texto alineado a la izquierda. El texto alineado a la izquierda es más fácil de leer que el alineado a la derecha o centrado, porque el idioma español se lee de izquierda a derecha. Los márgenes de una carta formal suelen ser de 1 a 1-1 ¼ pulgadas a los lados, arriba y abajo.

2. Comienza con tu información de contacto

Tu destinatario debe saber de inmediato quién eres, dónde trabajas y tu dirección de contacto (puedes utilizar una dirección comercial o particular). Así es como debería verse:

• Línea 1: nombre completo.

• Línea 2: la empresa para la que trabajas, si corresponde.

• Línea 3: dirección postal.

• Línea 4: ciudad, estado (abreviado) y código postal.

• Línea 5: país si le escribes a alguien de otro país.

• Línea 6: número de teléfono y/o dirección de correo electrónico.

(Deja una línea completa de espacio antes de continuar con la siguiente línea de texto).

3. Escribe la fecha

Escribe la fecha completa. Deletrea el mes y usa números para el día y el año. Esta información prueba cuándo escribiste, firmaste y enviaste la carta y sirve como un registro importante para documentos legales, contratos y acuerdos. Ejemplo: 21 de febrero de 2020

(Deja una línea completa de espacio antes de continuar con la siguiente línea de texto).

4. Incluye la información de contacto del destinatario.

Enumera la información de contacto profesional de tu destinatario a fin de indicar para quién es la carta y crear una conexión. Formatea esta información de la misma manera que lo hiciste con la tuya:

• Línea 1: nombre completo, incluidos los grados.

• Línea 2: empresa para la que trabaja, si escribes una carta comercial formal.

• Línea 3: dirección postal de la empresa.

• Línea 4: ciudad, estado y código postal.

• Línea 5: país si le escribes a alguien de otro país.

• Línea 6: número de teléfono y/o dirección de correo electrónico.

(Deja una línea completa de espacio antes de continuar con la siguiente línea de texto).

5. Incluye una línea de "Atención a:", si es necesario.

Si le escribes a una empresa, incluye una línea de "Atención a:" para especificar la persona o departamento que desea leer la carta. Ejemplo: Atención a: Raymond López

(Deja una línea completa de espacio antes de continuar con la siguiente línea de texto).

7. Elije un saludo

Comienza tu carta con un saludo cortés y profesional, o un saludo, como "Estimado", seguido del título y apellido del destinatario y dos puntos. Dirígete a la persona por su primer nombre solo si la conoces bien. Ejemplo: Estimado Dr. López:

• Los títulos incluyen "Sr.", "Sra.", "Sra.", "Dr.", "Honorable", "Reverendo" y "Profesor". Si tu destinataria es mujer y no estás seguro de si está casada, elija "Señora" en lugar de "Señorita".

• Si tiene un título profesional, como "Oficial", utilízalo en lugar de "Señora" o "Señorita".

• Elimina el título e indica el nombre completo del destinatario si no sabes su género. Ejemplo: Estimado Raymond López:

• Utiliza únicamente saludos genéricos como "A quien corresponda", "Estimado señor/señora" o "Estimado gerente de contratación" si no tiene una persona de contacto.

Una vez que hayas abordado tu carta, puedes comenzar la introducción en la siguiente línea, seguida del párrafo del cuerpo, la conclusión y la firma.

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Remitente, destinatario y franqueo del sobre

Utiliza un sobre de tamaño comercial (n°. 10) para todas las cartas enviadas por correo. Se prefiere la información escrita. Dobla tu carta en tercios. Incluye los datos del remitente y destinatario en el frente del sobre, siguiendo este orden:

• Remitente: nombre, dirección, ciudad, estado y código postal de quien envía en la esquina superior izquierda.

• Destinatario: nombre de la persona de contacto, empresa, dirección, ciudad, estado y código postal.

• Asegúrate de colocar la cantidad correcta de franqueo en la esquina superior derecha.

• No incluyas información de teléfono, ni direcciones de correo electrónico en el sobre.

Consejos para escribir una carta formal

Cuando escribas una carta formal, es importante tener en cuenta varias cosas para garantizar la calidad de tu escritura:

• Trata de ser claro y conciso. La introducción de tu carta debe indicar claramente el propósito de tu correspondencia. Usa un estilo directo y breve.

• Corrígela. Antes de enviar tu carta formal, léela en busca de errores ortográficos y gramaticales. Una carta libre de errores resultará más profesional.

• Usa el tono correcto. Ten en cuenta que una carta formal requerirá un tono más formal y profesional que tus cartas informales. Considera tu audiencia y el léxico que utiliza. Evita cualquier jerga y asegúrate de ser respetuoso.

• Utiliza el formato correcto. Cuando escribas una carta formal, asegúrate de incluir todos los elementos adecuados como la dirección, el nombre, la firma del destinatario y más.

Plantilla para comenzar una carta formal

Si aún no estás seguro sobre cómo redactar una carta formal, hemos preparado para ti esta plantilla:

[Nombre del remitente]
[Empresa o empleador del remitente]
[Dirección del remitente]
[Ciudad, estado y código postal del remitente]
[Dirección electrónica y número telefónico]
[Fecha de redacción]

[Nombre del destinatario]
[Empresa o empleador del destinatario]
[Dirección del destinatario]
[Ciudad, estado y código postal del destinatario]
[Dirección de correo electrónico y número de teléfono del destinatario]

[Nombre del saludo:]

Ejemplos de saludos para cartas formales

Revisa los siguientes ejemplos de saludos de cartas formales que ayudarán a crear tu propio estilo:

Dirigido a una persona

De: Raymond López
Medios de Impresión
16200 SW 72th Av
Kendall, Miami 33193
rlopez@rmediaimpresion.com

2 de junio de 2022

A: Pat Cary, MD
Hospital Kendall Memorial
42 Birth Road
Kendall, Miami, Fl, 33193
Estimado Dr Cary:

Dirigido a una empresa

A continuación, se muestra un ejemplo de una carta formal dirigida correctamente a una empresa:

Sydney Arthur
Brooks y Banyon LLC
80 carril superior
Magnolia, TX 77354
281-543-1669

14 de enero de 2022

Argento & Co.
731 Porter Drive
Katy, TX 77494

A la atención de: Jen Curio

Saludos: Departamento de Recursos Humanos

Llegado a este punto, ¡ya puedes enviar tu carta formal! Esperamos que este artículo te haya sido útil para saber cómo redactar una carta formal.