Qué se estudia para ser secretaria

¿Quieres saber qué se estudia para ser secretaria? Hay diferentes caminos que puedes seguir para convertirte en un profesional administrativo. Dependiendo de tus necesidades es posible completar cursos especializados, obtener una licenciatura o cursar un máster. En este artículo, discutimos las funciones de una secretaria, las alternativas de estudio disponibles para esta profesión y una lista con las dudas frecuentes sobre la carrera.

¿Qué hace una secretaria?

Una secretaria o secretario, también conocido como asistente administrativo, es un perfil responsable de ejecutar todo lo relacionado con las tareas de planificación, administración y organización involucradas en el mantenimiento de una empresa. Ocupan un papel fundamental para el correcto funcionamiento del equipo de trabajo y completan tareas de diversos tipos. Aquí hay una lista de las actividades más comunes que desarrolla una secretaria en su día a día:

• Programar citas y gestionar los calendarios de eventos.

• Ayudar a los clientes o visitantes a movilizarse por todo el espacio de una organización.

• Gestionar los archivos de los clientes y demás documentos administrativos.

• Implementar nuevos procedimientos o estrategias administrativas.

• Reclutar, incorporar y supervisar las actividades de los nuevos empleados.

• Crear informes, presentaciones, reportes y otros documentos.

• Atender llamadas telefónicas, responder correos electrónicos y comunicarse con clientes.

Son una parte vital en cualquier equipo, debido a que suelen ser el primer contacto entre un cliente y la empresa. Además, conviene aclarar que dependiendo de la industria específica en la que se desarrollen es posible que deban completar otras funciones más avanzadas. Esto se puede evidenciar en el caso de los secretarios médicos o legales.

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¿Qué se estudia para ser secretaria?

Los aspirantes a la carrera de secretaria o asistente administrativo disponen de varias opciones educativas para adquirir conocimientos prácticos del sector. En tal sentido, hay cursos especializados en el área, estudios de licenciatura, máster y otros programas de formación. A continuación, mostramos las principales opciones de estudio disponibles:

1. Educación secundaria

Completar la educación secundaria es un paso imprescindible para convertirse en secretario, ya que ofrece conocimientos básicos que son de utilidad en el día a día de cualquier persona. Competencias en campos como matemáticas, álgebra y computación te servirán durante la carrera. Si no tienes un título de escuela secundaria, también puedes optar por tomar la prueba de desarrollo educativo general (GED) para demostrar que posees un nivel de educación secundaria.

2. Cursos

Los cursos son programas educativos de menor duración que una carrera universitaria que ofrecen habilidades y conocimientos básicos sobre un área determinada. Por consiguiente, completar cursos en secretaría es de gran utilidad para aprender acerca de los deberes típicos de la profesión y para fomentar el desarrollo de habilidades técnicas. Dentro de las opciones de cursos para secretaria más populares se destacan:

• Secretariado médico

• Secretaria bilingüe

• Oficinista

Si quieres mejorar tu perfil profesional y posicionarte en un puesto de mayor competencia, complementa tus estudios técnicos con el manejo de un idioma. En la actualidad, la mayoría de empleadores prefieren a los candidatos que hablen inglés y que sean capaces de desenvolverse en el idioma. Para conseguirlo, puedes inscribirte en cursos de inglés en línea que te impulsen a hablar y a escribir correctamente.

3. Licenciatura

También están los estudios de licenciatura que se caracterizan por ofrecer conocimientos más extensos y especializados sobre las actividades de una secretaria. La elección del tipo de carrera que vas a estudiar depende del sector en el que esperas ejercer, por lo que primero es necesario identificar el campo que más te apasiona. Los estudiantes que buscan posiciones como secretaria general optan por carreras como:

• Administración

• Asistencia de dirección

• Contable

No obstante, los candidatos que buscan ocupar posiciones de secretario de nivel ejecutivo necesitan una formación académica rigurosa en otros campos como negocios. Los roles de mayor rango en una empresa ameritan muchos años de experiencia en el sector, así como habilidades técnicas específicas. Enfócate en aprender lo que se requiere para dicho campo, completa prácticas profesionales y crea una red de contactos.

4. Pasantías

Trabajar como pasante es una excelente idea para acercarte al mercado laboral y para comprender de primera mano el papel de una secretaria. En conjunto con ello, es una oportunidad para identificar si es un campo alineado con tus objetivos personales y laborales. Si estás iniciando, postúlate en posiciones de nivel de entrada o considera completar pasantías en pequeñas empresas.

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5. Certificaciones

Las certificaciones profesionales son una herramienta valiosa para mostrar a tu futuro empleador el nivel de capacitación que posees como secretario. Son un recurso que sirve para convertirte en un candidato más atractivo y profundizar en la profesión. Los asistentes administrativos pueden optar por las siguientes credenciales:

• Secretario Profesional Certificado (CPS). Sirve para mostrar tu competencia en cuanto al uso de equipos de oficina, herramientas de administración y gestión, y el aprovechamiento de la tecnología de oficina. Este tipo de documentos suele tener una validez de cinco años con opción de renovación.

• Profesional Administrativo Certificado (CAP). Es otra credencial otorgada por la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAPP). También pone en evidencia tus aptitudes para desenvolverte en un entorno de oficina y cumplir con tus tareas con éxito.

• Certificaciones de la Asociación Nacional de Secretarios Legales (NALS). Es un tipo de certificación disponible para los individuos que desean convertirse en secretarios especializados en el sector legal y jurídico. Hay muchas opciones disponibles como el título de asistente legal profesional (PP), secretario legal profesional (PLS) y secretario legal acreditado (ALS).

• Certificación otorgada por la Asociación Estadounidense de Asistentes Médicos (AAMA). Es una acreditación disponible para personas que quieren ejercer en el sector de la salud. Para el examen hay que terminar un programa acreditado por la Comisión de Acreditación de Programas Aliados de Educación para la Salud o la Oficina de Acreditación de Escuelas de Educación para la Salud.

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Preguntas frecuentes sobre la carrera de secretaria

A continuación, compartimos las respuestas a las dudas más frecuentes relacionadas con la carrera de secretaria:

¿Qué habilidades necesita una secretaria?

Un profesional que se especialice en la asistencia administrativa requiere de competencias técnicas y personales para desempeñarse efectivamente en su entorno de trabajo. Aquí están las habilidades más importantes de una secretaria:

• Teneduría de libros. Se refiere a la capacidad de ingresar datos sobre transacciones financieras en bases de datos, hojas de cálculo o a mano. Las secretarias responsables de esta sección de la contabilidad deben tener conocimientos sobre matemáticas e informática.

• Comunicación. Un profesional de la secretaría interactúa diariamente con todo tipo de personas, por lo que necesita cualidades como la escucha activa, la empatía y la inteligencia emocional. Junto con eso, debe ser capaz de escribir y transmitir informaciones correctamente.

• Organización. La organización es una competencia personal básica en cualquier profesional administrativo, ya que les ayuda a completar sus tareas en menor tiempo y priorizar sus responsabilidades. Para conseguirlo, una secretaria se vale de herramientas de organización o software especializado en ello.

• Gestión del tiempo. Saber administrar el tiempo en la oficina ayuda a incrementar los niveles de productividad de una secretaria y de todo el equipo de trabajo.

• Procesamiento de textos. Gran parte de las labores de una secretaria se llevan a cabo en una computadora, lo que significa que tienen que saber escribir y producir documentos con rapidez.

¿Cuáles son las salidas profesionales similares a la carrera de secretaria?

Si quieres desenvolverte profesionalmente en un entorno de oficina, pero en otros campos similares a la carrera de secretaria, puedes tomar en cuenta las siguientes posiciones:

• Asistente administrativo

• Recepcionista

• Contable

¿Cuánto gana una secretaria?

El salario promedio de una secretaria en Estados Unidos es de $29,458 por año. Sin embargo, el rango de ganancias de este tipo de profesionales depende de muchos factores como la formación académica que poseen, años de experiencia, empresa en la que trabajan y su ubicación. Por lo general, las instituciones gubernamentales ofrecen mejores salarios a sus trabajadores junto con paquetes de beneficios.

Si te interesa profundizar en esta industria, revisa este artículo sobre el perfil profesional de una secretaria recepcionista.

Los montos de los salarios reflejados en este artículo están basados en datos aportados por Indeed Salaries en el momento de redactar el texto. Los sueldos y salarios pueden variar según la empresa que contrata, la experiencia, el historial académico y el estado de ubicación del candidato.

Nota: Ninguna de las empresas, instituciones u organizaciones mencionadas en este artículo está afiliada a Indeed.