Por qué los empleados podrían necesitar una carta de verificación de empleo
Si un empleado solicita una carta de verificación de empleo, por lo general es por alguno de los siguientes cuatro motivos:
- Solicita una hipoteca o un crédito para automóvil y el prestamista quiere confirmar que el empleado tiene un empleo estable y suficiente ingreso como para cubrir los pagos mensuales antes de aprobar el préstamo.
- Solicita rentar una casa y la empresa de administración de la propiedad quiere confirmar que puede pagar el depósito, la renta, el mantenimiento y otros costos relacionados.
- Solicita una reducción o un aplazamiento de pago de préstamo y el banco quiere obtener una prueba de ingresos actuales antes de aprobar la solicitud.
- Busca una oportunidad en otra empresa y esta quiere verificar su información como parte de un proceso de verificación de antecedentes.
Si bien es posible que el empleado no tenga que revelar por qué está presentando una solicitud de una carta de verificación de empleo, es fundamental que especifique qué información necesita la otra parte y proporcione su información de contacto (p. ej., dirección, método preferido de envío).
¿Qué se debe incluir en las cartas de verificación de empleo?
La información a incluir en las cartas de verificación de empleo depende de lo que necesita la parte solicitante, así como los requisitos estatales sobre los tipos de datos que las empresas tienen permitido revelar; específicamente, qué es lo que se puede compartir con terceros. Asimismo, es posible que el empleado deba firmar un formulario de divulgación para poder compartir la información con un tercero.
La carta de verificación de empleo debe imprimirse en hojas membretadas de la empresa que incluyan el logotipo. Puede incluir la siguiente información:
- dirección de la empresa
- nombre y dirección de la empresa que solicita la verificación
- nombre del empleado
- fechas de empleo
- título de empleo del empleado
- descripción del empleo del empleado
- salario actual del empleado
- motivo de terminación
Pregunte al solicitante si necesita un email o una carta física. Al redactar sus cartas físicas de verificación de empleo, use un formato de carta empresarial estándar, con la información de contacto de la empresa, la fecha y la información de contacto del destinatario en la esquina superior izquierda.
Las cartas de verificación de empleo también deben ser breves y solo deben incluir lo que solicita el tercero. Estas cartas generalmente contienen entre 50 y 100 palabras.
Muestras de carta de verificación de empleo
Estos son algunos ejemplos de cartas que puede consultar al redactar una carta de verificación de empleo o al desarrollar la plantilla de verificación de empleo de su empresa. Nota: Si conoce el nombre del tercero que revisará la carta, inclúyalo en su saludo. De lo contrario, use un saludo formal, como “A quien corresponda”.
Carta de verificación de empleo para un empleado actual
ABC Inc. 101 Main Street Dallas, TX 75201
1 de agosto de 20XX
Empresa de Préstamos XYZ, LLC 444 First Ave. Dallas, TX 75001
A quien corresponda:
Acepte esta carta de verificación del empleo de Samantha en ABC Inc.
Nombre del empleado: Samantha Rice
Fechas de empleo: del 5 de mayo de 20XX al presente
Título de empleo actual: investigadora sénior de Experiencia del usuario
Salario actual: $140,000
Si tiene alguna pregunta o necesita información adicional, no dude en comunicarse con nosotros al 214-555-0101 o hr@abcinc.email.
Atentamente, Richard Ramirez Gerente de Recursos Rumanos ABC Inc.
Carta de verificación de empleo para un exempleado
ABC Inc. 101 Main Street Dallas, TX 75201
1 de agosto de 20XX
XYZ Inc. 444 First Ave. Dallas, TX 75001
Estimado Sr. Smith,
Esta carta es para confirmar que Samantha Rice se desempeñó en el puesto de investigadora sénior de Experiencia del usuario en ABC Inc. desde el 5 de mayo de 20XX al 27 de septiembre de 20XX.
Si tiene alguna pregunta o si necesita cualquier información adicional, no dude en comunicarse con nosotros al 214-555-0101 o hr@abcinc.email.
Atentamente, Richard Ramirez Gerente de Recursos Rumanos ABC Inc.
Plantilla de carta de verificación de empleo para PDF y Word
Consulte nuestra plantilla de carta de verificación de empleo para ayudarle a proporcionar una evidencia de estado de empleo.
Cómo crear un proceso de una solicitud de verificación de empleo
Una vez que prepare una plantilla de carta de verificación de empleo, responder a estas solicitudes puede ser más fácil y rápido. Sin embargo, debido a que puede tomar tiempo recopilar la información de un empleado y enviar el documento de verificación a la otra parte, es fundamental que los empleados (y exempleados) presenten su solicitud lo antes posible. Definir claramente sus necesidades garantizará un proceso de verificación de empleo sin contratiempos para todas las partes interesadas. A fin de ayudar a agilizar el proceso, considere comunicar sus expectativas por medio del manual para empleados o cualquier otro medio donde comparta sus procedimientos de Recursos Humanos. A continuación, encontrará una muestra de un proceso de verificación de empleo:
Presente cualquier solicitud de verificación de empleo al menos con dos días hábiles de anticipación mediante [formulario, email, etc.] e incluya la siguiente información :
- el nombre y la dirección de la organización que solicita la información
- las instrucciones y la información de entrega (p. ej., número de fax, dirección postal, dirección de email)
- la información que necesita la parte solicitante (p. ej., fechas de empleo, título de empleo, salario)
- el motivo de la solicitud (opcional)
Tenga en cuenta que el envío de documentos por correo estándar toma en promedio cinco días hábiles.
Al redactar una carta de verificación de empleo para empleados actuales o anteriores, es importante seguir un proceso uniforme, mantenerse al tanto de las leyes estatales sobre la información que tiene permitido revelar y proporcionar la información correcta de manera formal y concisa.
Debido a que las cartas de verificación de empleo frecuentemente ayudan a los empleados a obtener hipotecas, préstamos, apartamentos, nuevos empleos y más, es importante que su comunicación escrita esté bien hecha. No solo eso, sino que una carta profesional puede dar una buena imagen de su empresa en general.
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