1. Comuníquese con Recursos Humanos
Si su empresa tiene un departamento de Recursos Humanos, envíe un documento de solicitud de empleo para su aprobación antes de tomar una decisión de contratación. Es posible que el equipo de Recursos Humanos también requiera una revisión de antecedentes y una prueba de consumo de drogas para poder contratar oficialmente a un empleado nuevo. Cierre el puesto y no olvide eliminar cualquier publicación de empleo que aún esté activa.
2. Prepare la documentación del empleado nuevo
Reúna todos los documentos que el empleado nuevo debe completar durante su primer día, como documentos fiscales, diferentes contratos o acuerdos, información sobre la nómina y otros formularios de empleado nuevo. Imprima el manual para empleados y proporcione información sobre el paquete de prestaciones para que su empleado nuevo lo revise. Asegúrese de incluir un punto de contacto en caso de que el empleado nuevo tenga preguntas sobre sus prestaciones o salario. También puede ser útil imprimir la descripción del empleo como un recordatorio de las expectativas que tiene la empresa para el puesto.
3. Prepare los dispositivos y el equipo
Solicite todos los dispositivos y el equipo con varios días de anticipación para asegurarse de que todo esté listo para el primer día del empleado nuevo. Todo, desde la computadora y el teléfono del empleado, hasta su teclado y mouse, debe estar conectado y listo para su uso desde el momento de su llegada.
4. Configure las cuentas y cree las credenciales de ingreso.
Comuníquese con su equipo de Tecnologías de la información, gerente de Instalaciones y departamento de Contabilidad para asegurarse de que el empleado esté registrado en todos los sistemas relevantes y tenga todas las credenciales necesarias para ingresar al edificio. Asegúrese de configurar su cuenta de email de la empresa y reunir sus credenciales de ingreso a distintas herramientas y plataformas para que no tenga dificultades para acceder a las aplicaciones y el software necesario para hacer su trabajo. Relacionado: Ventajas y desventajas de las políticas de traer su propio dispositivo (BYOD)
5. Prepare el lugar de trabajo
Asegúrese de que su empleado nuevo tenga un escritorio y una silla limpios y cualquier otro artículo que necesite en su estación de trabajo. De ser posible, arme un kit de bienvenida con artículos con la marca de la empresa, suministros de oficina o un regalo sencillo, como una taza o una planta pequeña para su escritorio.
6. Programe una orientación para empleados nuevos.
Reserve tiempo durante el primer día del empleado para que reciba la orientación para empleados nuevos. Idealmente, esto no solo le dará al empleado tiempo para firmar su documentación, sino que también le brinda la oportunidad de obtener información sobre la cultura de la empresa, revisar el organigrama y conocer cómo interactúan varios departamentos.
7. Envíe un email de bienvenida a su empleado nuevo.
Antes del primer día de su empleado nuevo, envíe un email para darle la bienvenida a la empresa y brindarle información importante sobre lo que puede esperar al llegar (p. ej., recordatorio de fecha de inicio, código de vestimenta, agenda del primer día, información sobre el estacionamiento). A continuación, encontrará tres ejemplos de emails de bienvenida a empleados nuevos para ayudarle a crear el suyo.
8. Realice un recorrido del edificio
Dele a su empleado nuevo un recorrido por el lugar de trabajo y preséntelo al personal clave dentro de cada departamento. Ofrézcale un mapa del edificio para que se sienta cómodo al moverse libremente. Asegúrese de señalar dónde están los baños, las salas de descanso y las áreas comunes. El recorrido también es una oportunidad para darle a su empleado nuevo su clave o código de acceso y explicarle cualquier protocolo de seguridad.
9. Asigne un compañero tutor
Presente a su empleado nuevo a un compañero de su departamento que puede ser su tutor durante sus primeras semanas en el empleo. Esta persona estará disponible para responder preguntas, presentar al empleado a otras personas del departamento e incluso ayudar a capacitarlo sobre ciertos aspectos del puesto. Tener un tutor es fundamental para el éxito del empleado nuevo porque puede evitar que se sienta solo al iniciar su nuevo puesto en un entorno desconocido.
10. Envíe un aviso de empleado nuevo
Dele la bienvenida al nuevo empleado al equipo mediante un email de aviso de empleado nuevo o al compartir la noticia de su llegada durante una reunión de la empresa (o ambos). Informe a sus empleados actuales las funciones que desempeñará el empleado nuevo y algunos datos interesantes para romper el hielo. Por ejemplo, puede compartir los pasatiempos, los intereses y un breve resumen de los antecedentes profesionales del empleado. Este aviso debe motivar a los otros miembros del equipo a darle la bienvenida al empleado nuevo cuando se lo encuentren por la oficina. Invite al empleado nuevo a un almuerzo con su equipo el primer día para ayudarle a comenzar a crear conexiones personales, adaptarse a la empresa y sentirse bienvenido y apreciado desde el primer día.
11. Programe una reunión para recibir retroalimentación sobre la incorporación
Programe una reunión con el empleado nuevo después de sus primeras dos semanas para conocer cómo se está adaptando y si tiene algún comentario sobre el plan de incorporación. Esta conversación podría revelar áreas de oportunidad dentro de su proceso de incorporación o elementos adicionales que podría agregar a la lista de verificación de incorporación de empleado nuevo.
12. Establezca un plan de revisión cada 30, 60 y 90 días
Programe momentos para reunirse con el empleado nuevo en intervalos periódicos, como después de su primer mes, su segundo mes y su primer trimestre. Estas reuniones deben ofrecerle a su nuevo empleado la oportunidad de compartir inquietudes o comentarios sobre su capacitación y expresar qué tan bien se está adaptando al puesto.
Existen muchos otros elementos que puede agregar a su lista de verificación de empleado nuevo en función de sus objetivos. Es posible que decida actualizar y modificar su lista de verificación de incorporación según sus necesidades cambiantes o la retroalimentación del empleado. Aunque es posible que actualice el documento en cualquier momento, crear una lista de verificación de empleado nuevo bien organizada puede garantizar una experiencia fácil y sin complicaciones para el nuevo miembro de su equipo, su gerente y sus compañeros. Artículos relacionados: