¿Qué es un formulario de medidas disciplinarias?
Un formulario de medidas disciplinarias para empleados le informa a una persona sobre su incapacidad para cumplir las expectativas laborales e incluye medidas que se tomarán como resultado. Después de completarse, generalmente estos documentos se guardan en el archivo del empleado, lo cual le proporciona a la empresa un registro completo del comportamiento anterior de una persona. Los formularios de medidas disciplinarias documentan las infracciones y garantizan interacciones profesionales durante los procedimientos disciplinarios. Estas advertencias pueden reducir la rotación porque definen claramente los pasos que un empleado puede tomar para mejorar su desempeño. Cuando exista una terminación, los formularios de medidas disciplinarias pueden servir como pruebas de que hubo conflictos. Relacionado: Formulario de entrevista de salida
Cuándo se debe usar un formulario de medidas disciplinarias
Las políticas y expectativas de la empresa en torno al comportamiento profesional se deben describir en su manual para empleados de la empresa. En la mayoría de los casos, los formularios de medidas disciplinarias se emiten después de una advertencia verbal por un comportamiento repetido o uno similar. Por lo general, se toman medidas disciplinarias en caso de los siguientes eventos:
- infracción de políticas o procedimientos de una empresa
- exceso de impuntualidad o inasistencias
- problemas con la calidad del trabajo o desempeño
- infracciones de seguridad
- conducta indebida
Qué se debe incluir en un formulario de medidas disciplinarias
Un formulario de medidas disciplinarias debe incluir información relevante, como la siguiente:
- el nombre y apellido del empleado
- fecha del incidente
- resumen del problema o evento, que incluya testigos, ubicación, horas y fechas
- eventos o comportamientos anteriores relacionados con una infracción actual
- comentarios de los empleados
- medidas correctivas y fechas
- comentarios o información adicional por parte de la persona que prepara el formulario
- nombre del supervisor directo del empleado
- firma del empleado que reconoce la medida disciplinaria y las mejoras recomendadas
- firma de la persona que prepara el formulario de medidas disciplinarias
Cómo llenar un formulario de medidas disciplinarias
Llenar un formulario de medidas disciplinarias es bastante sencillo, pero es importante llenar cada sección lo mejor que pueda.
Algunas secciones son más fáciles de llenar que otras. Por ejemplo, la información como la fecha del incidente y el nombre del empleado es relativamente fácil de determinar. Por otro lado, descubrir detalles específicos sobre el incidente y determinar las medidas correctivas adecuadas toma más trabajo de investigación y reflexión.
Estos son algunos consejos para llenar un formulario de medidas disciplinarias para empleados:
Sea específico e incluya detalles del incidente. Por ejemplo, en lugar de redactar que un empleado fue irrespetuoso, proporcione información sobre sus acciones o palabras que mostraron una falta de respeto.
Documente las declaraciones de los testigos. Si corresponde, recopile e incluya declaraciones de testigos, indicando la ubicación, las horas y las fechas. Sea discreto al reunir información para proteger la privacidad del empleado en cuestión.
Proporcione al empleado las mejoras esperadas y una fecha límite. Use el manual o las políticas de su empresa como una guía para determinar las medidas disciplinarias para la infracción. Incluya las medidas correctivas que se tomarán si el empleado no implementa los cambios necesarios. Relacionado: Cómo cultivar un lugar de trabajo positivo
Plantilla de formulario de medidas disciplinarias
Use esta plantilla para crear un formulario de medidas disciplinarias:
Aviso de advertencia para empleado Empleado: [nombre y apellido] Fecha en la que recibió el aviso: [fecha] Puesto: [puesto del empleado] Supervisor/gerente: [nombre y apellido]
Infracción (marque una) __[Lista de comportamientos que requerirían medidas disciplinarias]
Detalles de la infracción Fecha: [fecha del incidente] Hora: [si corresponde]
Resumen del incidente por parte de la empresa [comentarios de la empresa]
Declaración del empleado [comentario del empleado]
Medidas tomadas [repercusiones según se describen en la política de la empresa] [Fechas relevantes]
Advertencias previas: [número de advertencia, fecha y medidas tomadas]
Declaración de recepción
Empresa y testigo
“Expliqué cada detalle con respecto a esta infracción de la política de la empresa y las medidas disciplinarias consecuentes, así como cualquier medida adicional que se tomará si el comportamiento continúa. Se le proporcionó al empleado una copia para sus archivos”.
Nombre de la empresa: Firma de la empresa: Puesto: Fecha:
Nombre del testigo: Firma del testigo: Puesto: Fecha:
Empleado
“Comprendo el contenido de este documento y las medidas disciplinarias que surgen del mismo. Recibí una copia de este aviso y entiendo que se mantendrá una copia en mi archivo de empleado”.
Nombre del empleado: Firma del empleado: Fecha:
Ejemplo de un formulario de medidas disciplinarias completo
Este es un ejemplo de un formulario de medidas disciplinarias:
Aviso de advertencia para empleados Empleado: Brent Kaiser Fecha: 26 de octubre de 2020 Puesto: representante de Ventas Supervisor/gerente: Alex Beaker
Infracción: impuntualidad
Detalles de la infracción Fecha: 26 de octubre de 2019 Hora: 9:30 a. m.
Resumen del incidente por parte de la empresa Brent llegó tarde al trabajo sin proporcionar un motivo justificado o una llamada para informarle a su supervisor.
Declaración del empleado Mi alarma no sonó esta mañana y me quedé dormido. Tomaré las medidas para asegurarme de que esto no pase de nuevo.
Medidas tomadas Este es el primer aviso formal por escrito. Los futuros casos de impuntualidad dentro de los siguientes 90 días justificarán una evaluación de empleado. Válido hasta el 26 de enero de 2020
Advertencias previas: advertencia verbal por impuntualidad: 15 de septiembre de 2019 Declaración de recepción Empresa y testigo
“Expliqué cada detalle con respecto a esta infracción de la política de la empresa y las medidas disciplinarias consecuentes, así como cualquier medida adicional que se tomará si el comportamiento continúa. Se le proporcionó al empleado una copia de su formulario de advertencia”.
Nombre de la empresa: Alex Beaker Firma de la empresa: Alex Beaker Puesto: Gerente de ventas Fecha: 26 de octubre de 2019
Nombre del testigo: Brenda Bates Firma del testigo: Brenda Bates Puesto: Supervisora de ventas Fecha: 26 de octubre de 2019 Empleado
“Comprendo el contenido de este documento y las medidas disciplinarias que surgen del mismo. Recibí una copia de este aviso y entiendo que se mantendrá una copia en mi archivo de empleado”.
Nombre del empleado: Brent Kaiser Firma del empleado: Brent Kaiser Firma: 26 de octubre de 2019
Preguntas frecuentes sobre medidas disciplinarias
¿Qué constituye una medida disciplinaria?
Las medidas disciplinarias son necesarias cuando un empleado no cumple con las normas establecidas y esperadas para el desempeño o las políticas descritas en un manual para empleados. Por lo general, el manual para empleados contiene información sobre las medidas que se tomarán cuando se comete una infracción. Algunos motivos comunes de medidas disciplinarias son:
- impuntualidad
- inasistencias
- desempeño laboral
- falta de respeto
- infracción del código de vestimenta
- lenguaje inapropiado
- violaciones de políticas o procedimientos
¿Cuáles son los diferentes tipos de medidas disciplinarias?
Por lo general, las organizaciones establecen niveles de medidas disciplinarias según la cantidad de veces que ha ocurrido el incidente dentro de un periodo de tiempo, como cada trimestre. Algunos métodos comunes son:
- advertencia verbal
- advertencia por escrito
- evaluación de empleado
- plan de mejoras del desempeño
- suspensión
- terminación
¿Se considera insubordinación si un empleado se niega a firmar un formulario de medidas disciplinarias?
Un empleado puede negarse a firmar formularios de medidas disciplinarias porque no está de acuerdo con la advertencia. Aunque los empleados no están obligados por la ley a firmar, se recomienda obtener una prueba de que hayan recibido la advertencia.
Incluya una línea que establezca que el empleado recibió la advertencia pero que no está de acuerdo y proporcione un campo para que lo firme como reconocimiento de recepción. Si continúa a resistirse, pídale que prepare una refutación con fecha y firma y adjúntela al formulario de medidas disciplinarias.