¿Qué es una plantilla de funciones y responsabilidades?
Una plantilla de funciones y responsabilidades se usa para crear documentos que establezcan la descripción del empleo, los deberes y los requisitos de un puesto específico de su empresa. Con frecuencia estos documentos se usan en entornos de equipo para diferenciar los puestos de cada miembro del equipo y establecer una jerarquía de puestos para mostrar las relaciones de supervisión. Ayudan a los miembros del equipo a entender quién maneja qué parte del proyecto para evitar confusiones.
Puede elegir publicar los documentos elaborados a partir de las plantillas de funciones y responsabilidades en el sitio web de su empresa y otros sitios web de empleo para ayudarle a atraer a candidatos calificados. También son útiles para capacitar a un empleado nuevo o hacer cambios a un departamento. Al completar un formulario de deberes y responsabilidades para un equipo, mantenga la tabla a la mano a lo largo del proyecto para consultarla.
Los siguientes son algunos elementos que debe incluir en una plantilla de funciones y responsabilidades:
- título del empleo
- descripción del empleo
- lista de responsabilidades
- cualificaciones y requisitos del empleo
- a quién rinde cuentas
Beneficios de definir las funciones y responsabilidades
Definir las funciones y responsabilidades de sus empleados ofrece varios beneficios, que incluyen:
- Delegación de las tareas: tener funciones y responsabilidades bien definidas garantiza que todas las tareas se deleguen de manera eficiente.
- Realización de las tareas: asignar la realización de tareas garantiza que todas las tareas necesarias se realicen sin confusiones sobre quién debe hacerlas, lo cual puede prevenir que las cosas se pasen por alto. Esto puede aumentar el éxito del equipo en proyectos grandes.
- Mejor colaboración: definir las funciones y responsabilidades permite mayor cooperación, pues no existen conflictos sobre quién hace qué. Las funciones del equipo están bien definidas de manera que todos entienden cómo trabajan juntos y qué esperar de sus compañeros de equipo.
- Mayor eficiencia: los empleados pueden trabajar más eficientemente cuando se pierde menos tiempo en discusiones sobre las funciones o al intentar comprender quién debe hacer qué tareas.
- Expectativas para los empleados nuevos: una plantilla de funciones y responsabilidades establece expectativas claras para los empleados nuevos para que la transición sea más fácil. Un nuevo miembro del equipo también puede consultar el documento para ver cómo trabajan los puestos en conjunto y a dónde puede acudir para obtener ayuda con diferentes tareas.
- Menos redundancia: su equipo tiene menos redundancias al eliminar las superposiciones innecesarias. Esto puede hacer que su equipo sea más eficiente.
- Contratación mejorada: si estableció funciones y responsabilidades definidas, tiene claro lo que debe buscar en los candidatos al reclutar de manera activa. La plantilla de funciones y responsabilidades le ayuda a encontrar brechas en las habilidades y así determinar cuándo contratar.
- Descripciones de empleo detalladas: al tener las funciones y responsabilidades bien definidas, puede usar la tabla para mejorar su plantilla de descripción de empleo. Las funciones y responsabilidades son una parte importante de las descripciones de empleo.
Cómo definir las funciones y responsabilidades
Con frecuencia, la parte más difícil de llenar plantillas de funciones y responsabilidades es definir claramente esos elementos. Colaborar con otros gerentes y con personas que se desempeñan en esos empleos puede darle una mejor idea de lo que debe incluir en la plantilla de funciones y responsabilidades. Un enfoque de equipo le da a cada persona el control de sus tareas y ayuda a los miembros del equipo a entender mejor los demás puestos.
A continuación, encontrará cómo involucrar al equipo al definir las funciones y responsabilidades:
- Programe una reunión con todos los miembros del equipo en un espacio para conferencias o de reunión virtual usando su programa de videoconferencias preferido. Si trabaja a distancia, use un pizarrón compartido o una herramienta similar para compartir información fácilmente.
- Haga una lista de todos los puestos dentro del equipo, pero solo agregue cada puesto una vez, incluso si tiene a varias personas en el mismo puesto. Por ejemplo, si tiene varios probadores de software, solo agregue este puesto a la lista una vez. Sin embargo, si tiene probadores de software y probadores de software sénior, agregue estos puestos por separado porque es probable que sus responsabilidades sean diferentes.
- Haga que cada persona escriba las responsabilidades de su puesto. No es necesario que incluyan cada tarea que hagan, pero deben mencionar las responsabilidades principales.
- Después, haga que escriban lo que perciben como las responsabilidades de los demás puestos del equipo.
- Hable sobre cada puesto y haga que todos compartan las responsabilidades que creen que cada uno de ellos implica. Comience con la persona o las personas en ese puesto, para que puedan compartir qué responsabilidades creen que tienen. Después, haga que los demás compartan las responsabilidades que creen que implica ese puesto. Registre todas las respuestas.
- Pregunte a la persona en el puesto si está de acuerdo o no con las ideas de los demás miembros del equipo. Si la persona en el puesto no está de acuerdo con una responsabilidad, colóquela por ahora en una sección sin asignar.
- Busque lugares donde las responsabilidades se repitan. Determine si más de un puesto debe manejar la misma responsabilidad. De no ser así, determine quién la manejará de ahora en adelante. Asigne una persona principal si cualquier responsabilidad debe repetirse. Puede asignar a otros como responsables adicionales de la tarea o como miembros de apoyo si la persona principal no puede realizarla.
- Busque discrepancias con respecto a quiénes cubrirán las responsabilidades. Considere si puede agregar la responsabilidad a un puesto actual o si necesita agregar un puesto al equipo.
- Use esta información para llenar la plantilla de funciones y responsabilidades oficiales. En última instancia, es responsabilidad del gerente definir las responsabilidades de cada puesto.
Cómo usar una plantilla de funciones y responsabilidades
Al usar una plantilla de funciones y responsabilidades, debe incluir información que ayude a todos a entender qué hace cada empleado y a quién rinde cuentas. Al definir los puestos del equipo, puede asegurarse de que todas las tareas se realicen y que las personas entiendan sus responsabilidades.
Al redactar una plantilla de funciones y responsabilidades, sea lo más específico posible sobre los puestos. Las funciones y responsabilidades de un gerente serán distintas a las de un asistente administrativo que ingresó recientemente, así que la plantilla debe reflejarlo. Esto ayuda a los candidatos a saber exactamente a qué se están postulando y ayuda a los demás empleados a entender completamente las responsabilidades del puesto.
A continuación, encontrará cómo puede usar una plantilla de funciones y responsabilidades:
1. Redacte la descripción del empleo
En la sección de la descripción del empleo, redacte un breve párrafo o dos que ofrezcan un resumen sobre el puesto. Incluya algunas responsabilidades clave, cómo sería un candidato calificado y la importancia del puesto para la empresa. Esta sección debe ser fácil de entender e incluir los deberes generales.
2. Incluya una lista de responsabilidades
En esta sección, sea más específico sobre los deberes y las responsabilidades del puesto de empleo. En una lista de viñetas, mencione todo lo que implica el puesto. Incluya los programas que usa el empleado, con quién colabora y lo que hace normalmente. Haga una lista de estas responsabilidades por orden de importancia para enfatizar los deberes esenciales del puesto.
3. Incluya las calificaciones y los requisitos del empleo
Si usa una plantilla de funciones y responsabilidades para una publicación de empleo, incluya las calificaciones y los requisitos que desea que tengan los candidatos. Estos pueden ser años de experiencia, nivel de educación, certificaciones o licencias adicionales, habilidades, características y capacidades físicas.
4. Describa a quién rinde cuentas el puesto
Esta parte de la plantilla de funciones y responsabilidades es muy útil al capacitar a un empleado nuevo. Al establecer una jerarquía de puestos, todos pueden entender mejor a quién deben rendir cuentas y las responsabilidades de cada persona. Esta parte también puede ayudar a los empleados a planificar su trayectoria profesional y fijar metas para progresar.
Plantilla de puestos y responsabilidades
Debe tener una plantilla de funciones y responsabilidades lista para usarse cuando desee crear un nuevo puesto o necesite cubrir un puesto actual. De esta manera puede simplemente llenar la plantilla sin tener que empezar desde cero.
A continuación, encontrará una plantilla de funciones y responsabilidades para comenzar: Título del empleo: Descripción del empleo: Responsabilidades del empleo: Requisitos: A quién rinde cuentas:
Ejemplos de documentos de funciones y responsabilidades
A continuación, encontrará algunos ejemplos de una plantilla de funciones y responsabilidades completada:
Ejemplo 1: gerente de servicio al cliente y ventas
Descripción del empleo: el gerente de servicio al cliente y ventas es responsable de crear un ambiente acogedor para todos los clientes. Ofrece un excelente servicio al cliente y ayuda a los clientes con cualquier pregunta que pudieran tener. Asimismo, el gerente de servicio al cliente y ventas mantiene el escaparate de la tienda limpio y ordenado para maximizar la afluencia de clientes y las ventas. Dirigir un equipo de asociados de ventas también es una gran parte del empleo de gerente de servicio al cliente y ventas.
Responsabilidades del empleo:
- dirigir un equipo de asociados de ventas
- proporcionar servicio al cliente de calidad
- crear y coordinar horarios de asociados de ventas
- facilitar tareas para los asociados de ventas
- mantener la tienda organizada y limpia
- manejar efectivo y transacciones con tarjeta
- hacer devoluciones y cambios para los clientes siguiendo la política de devoluciones de la empresa
Requisitos:
- certificado de preparatoria o del examen de desarrollo de educación general (GED)
- licenciatura en Administración o un área de estudio equivalente (altamente deseado, pero no obligatorio)
- dos o tres años de experiencia en un entorno de venta minorista
- personalidad amigable y optimista
- capacidad de trabajar bajo presión
- habilidades de resolución de problemas
- habilidades de resolución de conflictos
- capacidad de cargar hasta 50 libras
Rinde cuentas a: director de ventas. Se llevarán a cabo reuniones mensuales para asegurarse de que el gerente de servicio al cliente y ventas está cumpliendo los objetivos de la empresa.
Ejemplo 2: adiestrador de perros
Descripción del empleo: el adiestrador de perros es responsable de supervisar que todos los perros de la guardería para perros se comporten debidamente. Interactúa con los perros y dirige el entrenamiento básico de perros durante su turno. El adiestrador también limpia cualquier desorden que los perros hagan y mantiene el patio de juegos limpio. Es responsable de transportar a los perros de ida y vuelta a las jaulas y de proporcionar alimento, agua y cualquier medicamento necesario a los perros.
Responsabilidades del empleo:
- supervisar la seguridad y el comportamiento de los perros
- dirigir el entrenamiento básico de perros, que incluye enseñar a los perros a sentarse, a quedarse en un lugar, a acostarse y a venir cuando los llaman
- limpiar el desorden de los perros
- transportar a los perros de ida y vuelta a las jaulas
- proporcionar alimento, agua y cualquier medicamento a los perros
- registrar ocasionalmente a los perros en la recepción
Requisitos:
- tener al menos 16 años
- tener un gran aprecio por todo tipo de perro
- tener paciencia con los comportamientos de los perros
- tener conocimiento básico sobre el entrenamiento de perros
- tener habilidades organizacionales
- capacidad de cargar hasta 50 libras
Rinde cuentas a: gerente de la guardería para perros
Ejemplo 3: diseñador gráfico
Descripción del empleo: el diseñador gráfico trabaja con el resto del equipo creativo para desarrollar materiales publicitarios para nuestros clientes. Usan software de Adobe para diseñar productos como logotipos, folletos, anuncios impresos y digitales, revistas y libros electrónicos. Esta persona debe tener una gran pasión por el diseño y siempre estar al pendiente de las últimas tendencias y técnicas del diseño gráfico.
Responsabilidades del empleo:
- crear una gran variedad de productos usando Adobe Creative Cloud
- trabajar con el equipo creativo para crear campañas publicitarias innovadoras
- cambiar el tamaño de imágenes usando Adobe Photoshop
- realizar tareas menores de escritura de código en HTML/CSS según sea necesario
- investigar tendencias de diseño emergentes
- asistir a una conferencia anual de diseño gráfico
Requisitos:
- licenciatura en Diseño Gráfico
- conocimiento de Adobe Creative Cloud
- dominio de HTML/CSS
- capacidad artística natural y buen ojo para el diseño
- entre tres y cinco años de experiencia en el diseño gráfico
- un portafolio de trabajo sólido
- capacidad para trabajar en un entorno de oficina todo el día
Rinde cuentas a: diseñador gráfico sénior para consultas cotidianas y director creativo para cosas mayores
Preguntas frecuentes
¿Qué debo considerar al redactar las responsabilidades de un puesto?
Además de mencionar cada deber del empleo por orden de importancia, las siguientes son algunas otras cosas que debe tener en cuenta. Primero, siempre mantenga todo imparcial en materia de género para que las personas de todos los géneros se sientan cómodas postulándose. Use el pronombre “ellos” o simplemente haga referencia al título de empleo. Por ejemplo, “El enfermero brinda atención a los pacientes”.
Use palabras de acción y mantenga todo en tiempo presente. Explique cada aspecto del empleo. Incluya información como con quién trabajará el empleado, las habilidades que necesitará y los programas o herramientas que usará para evitar conflictos de puesto para los empleados.
¿Cómo redactar una descripción de empleo que atraerá a candidatos?
Redacte una descripción de empleo que sea amigable y optimista. Es aceptable mostrar un poco de personalidad, en especial, si su trabajo tiene una cultura de empleo muy unida. Su descripción de empleo debe ser específica para que las personas sepan exactamente a qué se están postulando.
Incluya responsabilidades y deberes clave. Si necesita ayuda para determinarlos, pídales a los empleados que se encuentran en el equipo de este puesto que le ayuden a redactar la descripción del empleo y consulte la plantilla de funciones y responsabilidades. Cree un sentido de urgencia para cubrir este puesto para que los candidatos se postulen de inmediato.
¿Debo incluir un salario o pago por hora en una descripción de empleo?
Si usa una plantilla de funciones y responsabilidades para que los empleados actuales puedan consultarla, no hay necesidad de incluir cuánto gana cada puesto. Si usa una plantilla de funciones y responsabilidades para una publicación de empleo, considere mencionar cuánto es el pago del puesto. Por lo general, las empresas mencionan el pago para empleos por hora o empleos que tienen menos requisitos. En el caso de los puestos con salario, es menos común mencionar el salario debido a que, con frecuencia, este monto se negocia entre la empresa y el candidato.