¿Qué son las políticas de la empresa?
Las políticas de la empresa son pautas que ayudan a las empresas a abordar la salud, la seguridad y la responsabilidad de los empleados, así como sus interacciones con los clientes. Las políticas de la empresa también pueden usarse como una pauta para cumplir con los requisitos normativos federales o estatales, asuntos legales y otras situaciones que puedan dar lugar a consecuencias graves para los empleados.
A continuación, encontrará una lista de políticas de la empresa que probablemente necesite:
- Política de igualdad de oportunidades
- Seguridad y salud en el lugar de trabajo
- Política del código de conducta de empleados
- Políticas de asistencia, vacaciones y tiempo libre
- Política de medidas disciplinarias para empleados
- Políticas de quejas de empleados
- Política de ética
- Políticas de horario laboral y periodos de descanso
- Políticas sobre abuso de sustancias
- Políticas de seguridad en el lugar de trabajo
- Políticas de traer su propio dispositivo (BYOD, por sus siglas en inglés)
- Política de remuneración y prestaciones
- Política de viajes
- Política de fraternización entre empleados
- Políticas de inclemencias del clima
- Política de uso de cubrebocas para empleados (durante COVID-19)
¿Por qué son importantes las políticas de la empresa?
Las políticas de la empresa establecen por escrito lo que espera de sus empleados. Estas pueden tratar sobre el desempeño, los valores o el comportamiento. Además, las políticas de la empresa pueden servir como avisos preventivos para los empleados, ya que describen las consecuencias de no cumplir las reglas. Las políticas de la empresa son importantes por varios motivos, que incluyen:
- establecer expectativas
- hacer que la gerencia se responsabilice
- garantizar el cumplimiento de la ley
- ayudar a defender a una persona contra reclamos legales
- promover un trato justo de los empleados
Lista de políticas de la empresa a considerar
A continuación, encontrará algunas de las políticas que su empresa debería considerar implementar:
1. Política de igualdad de oportunidades
Muchos países exigen por ley que como empresa ofrezca una igualdad de oportunidades. Por ejemplo, en Estados Unidos, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU. hace cumplir una gran variedad de leyes federales que prohíben la discriminación en el lugar de trabajo. Una política de igualdad de oportunidades (EOP, por sus siglas en inglés) evita que las empresas discriminen contra candidatos o empleados si son miembros de una categoría protegida (p. ej., raza, género, edad, religión, estado familiar y color). La EOP es fundamental para cualquier política de diversidad, contra el acoso, contra la violencia en el lugar de trabajo, o contra la discriminación que su empresa pueda considerar desarrollar.
2. Salud y seguridad en el lugar de trabajo
Es importante brindarles a sus empleados un entorno de trabajo seguro y saludable, en especial porque las infracciones de salud y seguridad en el lugar de trabajo pueden causar daño a sus empleados, incurrir en gastos para su empresa y dañar su reputación.
Su empresa debe ser proactiva y redactar una política de salud y seguridad que esté diseñada para cada lugar de trabajo. Por ejemplo, podría especificar lo que deben hacer los empleados en caso de emergencias en la oficina o cómo manejar materiales peligrosos. La Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA, por sus siglas en inglés) tiene pautas sobre cómo crear un lugar de trabajo seguro y proteger a los empleados de peligros ocupacionales en las que puede basar su política.
3. Política del código de conducta de empleados
Un código de conducta claro y conciso puede ayudar a los empleados a entender sus expectativas en términos del desempeño y comportamiento. Esta política podría incluir normas específicas relacionadas con el abuso de sustancias, el acoso sexual, los obsequios, el código de vestimenta, la confidencialidad e incluso el uso de teléfonos celulares o redes sociales durante el horario laboral. Aun así, pueden ocurrir malentendidos, pero al menos los empleados tienen algo qué consultar si no están seguros sobre cuáles son sus expectativas.
Este es un ejemplo de una política que podría incluir en su código de conducta sobre el acoso y la discriminación contra empleados: Empresa WMB está comprometida con la erradicación de la discriminación y el acoso ilegal en nuestros lugares de trabajo. No se tolerará ninguna acción, chiste o comentario basado en la raza, la religión, el origen étnico, el sexo, la edad o cualquier otra distinción del empleado o cliente protegida por la ley, y se responderá con la toma de medidas disciplinarias.
4. Políticas de asistencia, vacaciones y tiempo libre
Contar con una manera estándar de solicitar un día libre o tomar un periodo de vacaciones ayudará a que las cosas funcionen mejor en la oficina. Una política de tiempo libre remunerado deberá establecer cuánto tiempo libre reciben los empleados, cuándo y cómo pueden acumular más tiempo libre, con quién deben comunicarse para solicitar tiempo libre y cualquier otro tipo de información que necesiten saber (p. ej., ¿si no se utilizan sus vacaciones, las pierden?). Otras políticas de tiempo libre que puede considerar incluir son las políticas de permisos parentales y las políticas de permisos por duelo. También puede optar por crear una política de asistencia por separado que describa qué se considera impuntualidad, con cuánto tiempo de anticipación deben solicitar tiempo libre y qué sucede si no se presentan al trabajo.
A continuación, encontrará un ejemplo de una política de asistencia de una empresa que puede usar para redactar la suya:
Se espera que los empleados sean puntuales y asistan de manera regular. Esto significa estar en su espacio de trabajo y listo para trabajar todos los días durante el horario establecido. Se le proporcionará un periodo de gracia de diez minutos después del inicio de su turno sin que se considere una impuntualidad. Los empleados que tenga más de cinco impuntualidades estarán sujetos a medidas disciplinarias. Las ausencias y la impuntualidad son onerosas para sus compañeros y líderes y no se tolerarán sin un motivo justificado.
4. Política de medidas disciplinarias para empleados
Algunas de las políticas de la empresa más importantes tienen que ver con la disciplina y la conducta de los empleados. Antes de responsabilizar a los empleados por sus acciones, es importante definir las expectativas en términos de su desempeño y comportamiento en el manual para empleados o contratos individuales de empleados. Una vez que tengan acceso completo a las reglas y normas del lugar de trabajo, puede implementar medidas disciplinarias cuando corresponda usando el manual para empleados como punto de referencia.
Contar con una lista sencilla paso a paso de lo que sucede con las medidas disciplinarias puede hacer que sea más fácil para los empleados saber qué esperar si violan una política de la empresa. Describa un proceso específico que seguirá para asegurarse de que cada empleado reciba un trato justo cuando se trata de la disciplina. Un abogado debe revisar esta información antes de incluirla en su manual para empleados a fin de asegurar que todas las medidas disciplinarias sean legales. Consulte cómo crear una política de medidas disciplinarias para su empresa aquí.
6. Política de quejas de empleados
Las reclamaciones son quejas formales que sus empleados pueden presentar para documentar sus inquietudes sobre su lugar de trabajo. Las reclamaciones pueden presentarse como resultado de un incidente o un conflicto con otro empleado. Se puede presentar una reclamación por casi cualquier motivo, como quejas sobre el lugar de trabajo físico, asuntos financieros como la nómina y circunstancias sociales como acoso o bullying. Es importante describir un proceso formal para resolver las quejas dentro de su empresa con el objetivo de que los empleados sepan cómo manejar sus inquietudes de manera profesional.
Le recomendamos desarrollar una política de no represalias para proteger a los empleados que presenten quejas de buena fe contra su gerente o sus compañeros. Relacionado: Quejas de los empleados: escuchar debidamente a los miembros del equipo
Cómo desarrollar políticas de la empresa
Si desea desarrollar políticas de la empresa para abordar asuntos importantes del lugar de trabajo, tenga en cuenta los siguientes pasos:
1. Identifique la necesidad de la política
Observe la manera en que su administración y sus empleados abordan asuntos en el lugar de trabajo e identifique qué áreas podrían mejorar. Por ejemplo, si los empleados infringen constantemente reglas que no están establecidas, es posible que deba considerar agregar una política nueva que aborde este problema u otros relacionados.
2. Determine el contenido necesario para la política
Mencione las áreas clave que deben incluirse en la política. Por ejemplo, puede incluir diferentes secciones o cláusulas para evitar que usted o sus empleados hallen ambigüedades. Considere todos los aspectos de la política, qué le gustaría que hicieran sus empleados y qué le gustaría que no hicieran. También es buena idea incluir qué tipo de medida disciplinaria se tomará en caso de infringir una política.
Considere consultar a un abogado antes de distribuir cualquier política a los empleados.
3. Comunique la política nueva a los empleados
Se debe notificar a los empleados actuales sobre las políticas nuevas al momento de emitirlas o agregarlas al manual para empleados. Le recomendamos incluso agregar una línea de firma en la nueva política para asegurarse de que los empleados sepan que deben seguir la regla a partir de la fecha de la firma. Esto evita conflictos en el futuro en caso de que, tras recibir medidas disciplinarias por infringir una política, un empleado afirme que la desconocía.
También es importante revisar y hablar sobre las políticas de la empresa con los empleados nuevos durante la incorporación para que sepan qué esperar. Considere hacer que firmen un formulario que afirme que se les proporcionó un manual para empleados o una lista de políticas, reglas y normas.
4. Actualice y modifique la política según sea necesario
Le recomendamos modificar o actualizar sus políticas según sea necesario, en conformidad con las leyes y normas o de acuerdo con los objetivos de su empresa y cualquier retroalimentación de los empleados.